第一条 为促进学校的国际交流与合作，规范校内各单位的外事接待活动，特制定本办法。

第二条 本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。

第三条 外事接待分为学校层面的外事接待和院系层面的外事接待两个部分。

一、学校层面的外事接待：

（一）“学校层面的外事接待”系指涉及到学校层面或若干个院系的外事接待；

（二）学校层面的外事接待由国际交流合作处拟出接待方案，报送校领导审批，邀请校领导和相关单位负责人出席，统筹安排各项接待活动；

（三）学校层面的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，校内各单位应予以协助安排。

二、院系层面的外事接待：

（一）“院系层面的外事接待”系指仅涉及到单个院系或机构的外事接待活动；

（二）由国（境）外的团体或个人直接与校内各单位联系的院系层面的外事来访，由该单位负责接待，国际交流合作处予以协助；由国（境）外的团体或个人直接与国际交流合作处联系的院系层面的外事来访，由国际交流合作处征求校内相关单位意见，如相关单位同意接待，则由该单位负责安排接待，国际交流合作处予以协助；

（三）院系层面的外事接待如需要邀请校领导出席，须提前一周提交接待方案（包括来访目的、来访者背景资料、日程安排）到国际交流合作处、并填写《伟德BETVlCTOR最新地址外事接待申请表》，由国际交流合作处邀请校领导出席。如需要校领导致词，院系负责准备致词初稿；

（四）到各分院讲学或访问的短期专家，可由各分院自行安排接待。来访之前，接待单位或相关部门须按规定填写《伟德BETVlCTOR最新地址外事接待申请表》，到国际交流合作处办理备案手续；

（五）如涉及签订合作协议，须报国际交流合作处审核。如属院系层面的合作协议，经学校领导授权，由院系负责人签署；

（六）外事接待中所涉及的具体项目，各相关单位应安排专人落实；

（七）院系层面的外事接待结束后，接待单位负责登记情况，十五日内报国际交流合作处存档。

第四条 接待原则：

外事接待遵循“对等、对口、节约、服务、保密”的原则。

1、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，同级别人员出面接待，特殊情况高规格接待；

2、对口原则：“学校层面的外事接待”活动中涉及相关院系和部门时，由国际交流合作处协调安排对口学院(或部门) 予以接待；

3、节约原则：招待来宾庄重、不铺张，主方人数一般不多于宾客人数，避免不必要支出；

4、服务原则：接待流程应衔接周密，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用学校现有资源宣传、提升学校知名度；

5、保密原则：接待中既要熟悉来宾情况，尊重来宾风俗习惯，又要内外有别，注意保密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

第五条 接待标准：

根据来宾类别及活动的重要性，接待标准分为四类：

第六条 费用支出：

外事接待费用须严格按照《伟德BETVlCTOR最新地址外事接待申请表》各项支出，并注明学校外事经费或合作项目经费等支出途径。

一、学校层面的外事接待，费用从学校的外事经费中支出；

二、合作项目中的外事接待，费用从合作项目经费中支出；

三、院系层面的外事接待，费用由各接待单位负担；

四、除特别来宾或经申请批准的重要来宾等特殊情况外，一般不负责来访者住宿费用的报销。

   第七条 接待流程及要求：

    一、填写《伟德BETVlCTOR最新地址外事接待申请表》；

    二、提供来访人员名单及背景材料；

    三、提供来访日程与安排（接待人员、时间、地点、交通、宴请等）；

    四、安排接待相关事宜；

    五、接待部门及人员及时整理来访情况，汇总重要信息报送有关领导，并以适当方式宣传。

   第八条 接待礼仪

    一、不迟到、不早退，一般须提前十分钟到达接待地点；

    二、尊重各国风俗习惯和礼仪；

    三、举止得体，衣着大方，正装出席；

    四、会谈时关闭手机或将手机调到震动；

    五、不随意走动。

   第九条 本办法自公布之日起执行，由国际交流合作处负责解释。

国际交流合作处

2014年12与1日